Lorsqu’il faut organiser un séjour pour un « grand groupe » c’est-à-dire pour un groupe qui dépasse les 10 personnes alors il y a un certain nombre de règles à respecter. Un séjour all inclusive pour un grand groupe peut concerner une famille qui part en vacances ou bien un ensemble de personnes travaillant dans la même entreprise pour un voyage « incentive ». Dans tous les cas ce type de séjour doit être organisé minutieusement étape par étape bien longtemps à l’avance afin que tout soit parfait.
Lister les participants et vérifier les pièces d’identité
C’est sans aucun doute la partie administrative qui est la plus lourde lorsque l’on organise un séjour tout compris pour un groupe. Il faut récupérer les identités et toutes les informations de tous les passagers au moment du vol. Il faudra vérifier que tous les participants ont des pièces d’identité valides. Il faudra demander pour chacun d’eux un visa si la destination du séjour le demande.
Réserver des nuits à l’hôtel pour votre séjour tout compris
De même, il faut réserver très à l’avance les nuitées d’hôtel quand on voyage en nombre. En effet, réserver des chambres d’hôtel ne se fait pas de la même manière que lorsque l’on en réserve seulement une. Pour être sûr d’avoir de la place dans les hôtels de son choix il faut s’y prendre au moins un an à l’avance. Un tarif préférentiel pourra même être proposé aux voyageurs qui voyagent en groupe. Renseignez-vous bien.
Allergies alimentaires et maladies
Vérifiez auprès de chaque participant du séjour tout compris qu’il ne suit pas un traitement médicamenteux ou qu’il ne souffre pas d’allergies alimentaires ou autres. Il faudra prévenir les restaurants en cas d’allergie alimentaires par exemple et bien vérifier que toutes les activités proposées sont compatibles avec tous les voyageurs.